Theo dõi thời gian của nhân viên

Theo dõi thời gian của nhân viên bao gồm các phần sau:

• Ghi thời gian bắt đầu và kết thúc ca làm việc (bấm tay lúc vào và bấm tay lúc ra)
• Duy trì bảng chấm công giấy hoặc thẻ chấm công điện tử điều đặn
• Mỗi nhân viên nộp thẻ chấm công của họ cho quản lý để quản lý phê duyệt thẻ chấm công hoặc gửi lại để chỉnh sửa.
• Tính toán giờ làm việc cho nhân viên. Tính lương và các khoản khấu trừ trước khi trả lương

Các quy trình liên quan bao gồm tạo, xem ngày công và xuất báo cáo bảng tổng hợp công của nhân viên, ngày nghỉ phép có lương và nghỉ không lương, phát phiếu tính lương và thực thi các chính sách chế độ về các khoản tiền lương, tiền thưởng, các khoản trợ cấp phải trả cho người lao động.

I.Theo dõi thời gian của nhân viên tác động đến tổ chức như thế nào?

Theo dõi thời gian của nhân viên là nền tảng cơ bản.

Nếu một công ty không theo dõi giờ làm việc, họ không thể trả lương cho nhân viên của mình.

Theo dõi thời gian hiệu quả của nhân viên:

• Giúp các doanh nghiệp quản lý hiệu quả nguồn lực lao động của họ
• Tiết kiệm chi phí lao động bằng cách ngăn chặn việc cố tình “đánh cắp thời gian” làm việc không liên quan đến nhiệm vụ công việc, sai sót vô ý không đáng có, lỗi bảng lương hoặc nhầm lẫn lịch làm việc
• Cải thiện sự chuyên cần của nhân viên
• Giúp các công ty tuân thủ pháp luật lao động đúng quy định
• Thúc đẩy tăng năng suất làm việc cho nhân viên
• Tập hợp, phân tích, hành động: Nắm được thông tin chi tiết rõ ràng về lực lượng lao động của nhân viên để tối ưu

II.Cách tốt nhất để quản lý và theo dõi thời gian của nhân viên là gì?

Công nghệ hiện đại làm việc dựa trên “dữ liệu đám mây” tự động hóa việc theo dõi thời gian.

Hệ thống phần cứng / phần mềm thống nhất nắm bắt được các hoạt động khi nhân viên bấm công ra vào.

Nhân viên có thể chấm công online qua điện thoại hoặc thông qua website (nội bộ).

Quản lý nhân sự có thể theo dõi từ xa thông qua ứng dụng.

III.Lợi ích của việc theo dõi thời gian tự động của nhân viên là gì?

• 1. Tránh tình trạng sai số trong bảng lương
• 2. Cắt giảm nhiều chi phí và thời gian lãng phí trong công tác xử lý tính công, xử lý đơn từ khiếu nại của nhân viên.
• 3. Giảm tải lượng công việc của nhân sự, giảm tải chi phí công ty bỏ ra để thuê nhiều nhân sự
• 4. Cải thiện sự giám sát linh động hơn và hạn chế việc tính công thủ công bằng tay của bộ phận nhân sự
• 5. Tăng tốc độ làm báo cáo chấm công. Cuối tháng từ dữ liệu được đổ về phần mềm tự động nó thao tác xử lý các mẫu báo cáo có sẵn như báo cáo thống kê đi muộn, về sớm,… người dùng chỉ cần nhấn nút thực hiện thao tác.
• 6. Tăng sự tin tưởng giữa nhân viên và quản lý
• 7. Loại bỏ việc chấm công hộ
• 8. Hạn chế việc quên chấm công
• 9. Theo dõi các yêu cầu nghỉ phép có lương
• 10. Ngăn chặn nhân viên chấm công hai lần tại hai địa điểm
• 11. Giảm thời gian sắp xếp thời gian tăng ca cho nhân viên
• 12. Theo dõi chứng nhận và giấy phép
• 13. Hạn chế tự ý đổi ca làm với đồng nghiệp
• 14. Điều chỉnh các sở thích về lịch làm việc của nhân viên — cải thiện sự cân bằng trong công việc / cuộc sống
• 15. Sắp xếp lịch làm việc cho nhân viên
• 16. Giảm bớt gánh nặng quản trị cho người quản lý với việc hoán đổi ca làm việc
• 17. Ngăn chặn tình trạng kiệt sức của nhân viên do làm thêm giờ quá nhiều

IV.Lựa chọn công nghệ phù hợp để theo dõi thời gian làm việc của nhân viên?

Lựa chọn hệ thống chấm công phù hợp, tốt là điều quan trọng, ngoài ra còn các yếu tố đầy đủ chức năng, tốc độ xử lý nhanh, đảm bảo tính bảo mật cao, dữ liệu không bị đánh mất.

Việc chọn lựa hệ thống của bạn quyết định ảnh hưởng sâu sắc đến văn hóa, hiệu quả và năng suất.

Dưới đây là các đề xuất từ các chuyên gia theo dõi thời gian của nhân viên:

• 1. Đảm bảo rằng nó có thể đáp ứng nguồn lực lao động của bạn ngay tại thời điểm và mở rộng quy mô để phát triển
• 2. Đánh giá mức độ dễ sử dụng thông qua bản dùng thử (miễn phí)
• 3. Hiểu các tính năng của di động: theo dõi vị trí, định vị địa lý, lockout dựa theo vị trí
• 4. Xem xét chất lượng và phương thức phân phối của bộ phận hỗ trợ của nhà cung cấp
• 5. Đảm bảo rằng nó đồng bộ với (các) đồng hồ thời gian phù hợp cho doanh nghiệp của bạn
• 6. Tìm kiếm khả năng tích hợp bảng lương để hạn chế nhập dữ liệu thủ công
• 7. Các mẫu báo cáo chấm công phổ biến, đơn giản và khá đầy đủ dưới dạng file Excel nhằm tiết kiệm thời gian
• 8. Nghiên cứu và so sánh các công cụ khác
• 9. Cảnh báo tự động cải thiện khả năng giao tiếp và giám sát của nguồn lực lao động
• 10. Nhấn mạnh về quyền tự phục vụ của nhân viên và quyền truy cập di động
• 11. Xem xét các công cụ cho mã công việc, quản lý tiền boa, thực thi lịch trình và theo dõi chứng nhận
• 12. Cân nhắc các nhu cầu về Phần mềm chấm công online sau COVID-19: đồng hồ thông minh thu thập như nhịp tim, huyết áp… từ đó phát các tín hiệu sức khỏe bất thường; giao diện đồng hồ với lời nhắc triệu chứng COVID; đồng hồ có phát hiện nhiệt độ

Theo dõi thời gian của nhân viên tốt là một phần không thể thiếu đối với trải nghiệm của nhân viên .

Một phương pháp không chính xác hoặc khó hiểu sẽ gây thiệt hại ở mọi bộ phận.

Một quy trình đơn giản, không phức tạp và minh bạch tạo ra một văn hóa làm việc tích cực và cải thiện sự chuyên cần của nhân viên.